Per quanto riguarda il processo di conservazione e, quindi, l'esibizione delle fatture occorre pertanto far riferimento al Dmef (che rimanda alla deliberazione CNIPA).

Resta fermo, quindi, che il processo di conservazione delle fatture elettroniche (emesse con l'apposizione del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata) si perfeziona con la sottoscrizione elettronica e l'apposizione della marca temporale sull'insieme dei documenti (ovvero su un'evidenza informatica contenente l'impronta o le impronte dei documenti stessi) da parte del responsabile della conservazione.

Occorre sottolineare pertanto che non occorre la presenza del notaio per il completamento della procedura di conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche (o di altri documenti contabili che nascono elettronici).

L'apposizione della firma digitale e della marca temporale di un pubblico ufficiale sarà necessaria solo in caso di conservazione sostitutiva di quei pochi documenti analogici contabili che devono considerarsi «originali unici» (il documento analogico o cartaceo può essere unico o non unico, se, in questo secondo caso, sia possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche in possesso di terzi).

Le fatture analogiche ovviamente non sono «originali unici» e, quindi, la loro conservazione sostitutiva termina con l'apposizione della firma digitale e della marca temporale del responsabile della conservazione. Così è ben specificato nella deliberazione Cnipa n. 11 (richiamata espressamente Dmef) e i dubbi interpretativi che ancora in qualcuno permangono, a causa di un errore materiale in cui è incorso il legislatore nel Dmef del 23 gennaio 2004 (il quale si è semplicemente dimenticato di inserire l'aggettivo «unici» nel comma 3 dell'art. 4 dedicato alla conservazione sostitutiva dei documenti analogici, aggettivo pur contenuto nelle definizioni contenuto nell'art. 1), saranno dissipati dal prossimo provvedimento dell'Agenzia delle entrate che interverrà sulla materia.

Anche qui, pertanto, non sorgono grossi problemi interpretativi, anche se ancora si attendono delucidazioni in merito alla precisa individuazione dei «documenti originali unici» (per i quali è prevista la presenza del pubblico ufficiale a chiusura del procedimento di conservazione sostitutiva) e ad alcune modalità tecniche-operative che consentiranno l'esibizione telematica dei documenti contabili conservati digitalmente (art. 6 2° comma Dmef) e soprattutto l'invio all'Agenzia delle entrate della cosiddetta «superimpronta» del proprio archivio informatico (con firma digitale e marca temporale del responsabile della conservazione) da effettuarsi alle agenzie delle entrate competenti «per estendere la validità dei documenti elettronici» (art. 5 1° comma Dmef).

Secondo quanto risulta a ItaliaOggiSette, i tempi di questo ulteriore e analitico provvedimento interpretativo del Dmef da parte dell'Agenzia delle entrate (nel quale, a quanto ci è dato di sapere, si interpreterà in maniera estesa ed elastica il concetto di «documento analogico originale non unico» a tutto vantaggio dei processi di conservazione sostitutiva delle imprese) non sono immediati, ma occorre sottolineare una volta per tutte che, in attesa di questo ulteriore provvedimento, tutti i processi di emissione elettronica e conservazione sono assolutamente legittimi e possono essere iniziati.

Autore: Andrea Lisi e Luca Giacopuzzi
Fonte: ItaliaOggi Sette - 31 Ottobre 2005